vendredi 12 décembre 2014

Comment archiver les emails sur Outlook

 
Il arrive parfois que l'on doive garder une grande quantité de mails reçus ou envoyés. Évidemment, à un moment donné, Outlook vous signalera que la boite est pleine. Approximativement, c'est autour des 2 Giga-octets de mails. 2Go, c'est énorme me direz-vous... Pas si vous gardez les pièces jointes!
Voici donc une petite astuce que je vous propose, afin "d'augmenter" cet espace: la création de fichiers "archives" qui, dans Outlook, auront la même présentation que votre boite de réception.

  1. Création d'archives en mode manuel
  2. Création d'archives en mode automatique
  3. Ouvrir ou fermer un fichier d'archives
  4. Les points positifs et négatifs de ces méthodes
  5. Complément: ne pas archiver automatiquement 

Création d'archives en mode manuel

Dans outlook, créez un nouveau fichier personnel. Pour cela, allez dans Fichier > Nouveau > Fichier de données Outlook:



Une nouvelle fenêtre s'ouvre, choisissez "Fichiers de dossiers personnels Office Outlook (.pst)" et cliquez sur OK:



Le logiciel vous demandera dès lors où enregistrer ce fichier. Personnellement, j'ai un répertoire dédié, car je dois garder un très grand nombre de mails. Je crée un fichier .pst par mois. J'ai donc un répertoire "Archives" et un sous répertoire "mails":

  1. Choisissez donc votre répertoire de sauvegarde
  2. Entrez un nom de fichier
  3. Validez par OK


Une nouvelle fenêtre (encore ) s'ouvrira, et vous demandera les derniers paramètres:

  1. Le nom que le dossier affichera dans Outlook
  2. Eventuellement, un mot de passe
  3. Ok pour valider


Pour reprendre mon exemple perso, je crée un fichier 200905.pst qui contiendra mes mails du mois de mai, et qui sera affiché en tant que "mails 05/2009" dans Outlook. Je ne mets pas de mot de passe.
Vous aurez une nouvelle entrée dans votre arborescence:



Pour plus de facilité, je crée (clic droit sur la nouvelle entrée / nouveau dossier) deux sous-dossiers pour séparer les mails reçus et les mails envoyés:



Il ne vous reste plus qu'à transférer vos mails dans les bons répertoires par un glisser-déposer.
 

Création d'archives en mode automatique

Cette méthode vous permet d'archiver automatiquement le contenu d'un dossier jusqu'à une date spécifiée.

Sélectionnez le dossier à archiver, et ensuite faites "Fichier" - "Archiver..."



Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous avez plusieurs choix:


  1. Archiver tous les dossiers de manière automatique
  2. Archiver un dossier et ses sous-dossiers (c'est le choix que nous utiliserons)
  3. Une liste des dossiers disponibles dans Outlook. Comme nous avons déjà choisi un dossier avant d'appeler la fonction d'archivage, ce dossier est présélectionné.
  4. Une date maximale d'archivage. Les éléments antérieurs à cette date seront archivés
  5. La possibilité d'archiver tous les éléments, ou seulement ceux qui sont marqués pour archive (voir fin de ce tuto pour savoir comment "ne pas archiver automatiquement")
  6. Le nom du fichier archive
Le choix par défaut est donc:
  • Archiver un dossier et ses sous-dossiers
  • Le dossier présélectionné
  • Une date, on met souvent la date du lendemain du jour courant pour prendre tous les éléments, mais rien n'empêche d'en mettre une autre. Si par exemple nous sommes le 01/01/2009, nous entrerons le 02/01/2009, afin de prendre en considération tous les éléments, même ceux du jour.
  • L'archivage de tous les éléments jusqu'à la date du jour entré
  • L'emplacement et le nom de l'archive
Lorsque vous cliquerez sur OK, outlook se mettra à travailler. En fait, il va:
  • Créer un fichier .pst
  • Déplacer les éléments du dossier vers ce fichier .pst
  • Fermer le fichier .pst
L'archive est créée!

Ouvrir ou fermer un fichier d'archives

Pour ouvrir un fichier d'archives, faites comme suit:

Dans Outlook, faites "Fichier" - "Ouvrir" - "Fichier de données Outlook"
Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, naviguez jusqu'au répertoire où vous avez stocké votre fichier .pst, et sélectionnez le:



Cliquez sur OK, le fichier s'ouvrira dans Outlook.

Pour fermer un fichier d'archives, il suffit de faire un clic droit sur le nom du fichier, et de sélectionner "Fermer <nom du dossier> ":




 

Les points positifs et négatifs de ces méthodes

Les points positifs:
  • Le dossier est sauvegardé sur votre PC sous format d'un fichier .pst. Il est donc très facile de faire une sauvegarde sur support externe.
  • Le fichier .pst s'affiche dans Outlook de la même façon que les dossiers "natifs", comprennez: présents par défaut dans Outlook.
  • Vous pouvez créer autant de fichiers .pst que souhaité
Les points négatifs:
  • C'est un format propre à Outlook
  • Lorsque le fichier est ouvert sous Outlook, impossible de faire une opération dessus. Fermez donc bien Outlook avant de renommer / déplacer / créer une copie de sauvegarde / autre.

Complément: ne pas archiver automatiquement

Dans le tutoriel expliqué ci-dessus, on évoque la possibilité d'archiver tous les éléments, ou seulement ceux qui ne sont pas marqué en tant que "ne pas archiver automatiquement". La question est: comment marque-t-on un élément en tant que "ne pas archiver automatiquement" ?

Voici la réponse: dans la fenêtre principale d'Outlook, vous pouvez activer le sélecteur de champs. La fonction "ne pas archiver automatiquement" se trouve dans ce sélecteur:




Il vous suffit de glisser-déposer le champ "ne pas archiver automatiquement" dans la liste des colonnes actives afin d'avoir accès à la fonctionnalité:

0 commentaires: